Tecnología aplicada a eventos y congresos

2 abril, 2019 7 min en leer

Tecnología en eventos 2019 (Parte I): Sedes, web y registro

Categoría : Tecnología

La tecnología ya es parte fundamental de nuestras vidas, y nuestro día a día nos advierte de que este fenómeno sólo puede ir a más. Estamos en la era de la transformación digital y los eventos deben adaptarse pero…

¿Qué es la tecnología aplicada a eventos?

Vamos a partir de la base de que es un tema muy amplio. Y es que podemos encontrar servicios y productos tan dispares como la emisión en streaming, la tecnología RFID, el uso de hologramas, el videomapping, los distintos tipos de software, la realidad virtual y la realidad aumentada, el uso de drones, el blockchain, los bots… Va en serio, podemos no terminar nunca. Así que para acotar un poco el espectro, vamos a fijar el objetivo en los organizadores.

Por lo que nos centraremos en las herramientas digitales que ayudan a los organizadores a completar tareas relacionadas con su trabajo. Estas pueden ser utilizadas antes, durante y/o al finalizar la celebración del evento. O englobar todas las fases.

Hasta hace relativamente poco tiempo, organizar un evento era un proceso muy manual (y aún hay quién sigue por este camino). Las listas de asistentes debían redactarse contacto por contacto en Excel o en papel (sí, en papel).

 

Papeles

 

Las promociones de eventos se limitaban a medios como servicios de impresión y correo. Estos métodos podían ser efectivos (hoy día lo siguen siendo), pero resulta una tarea casi imposible rastrear y medir la efectividad de las diferentes medidas que se han ido implementando.

¿Qué ha sido más efectivo?, ¿el anuncio de radio o el del periódico?, ¿los folletos que se repartieron durante la semana anterior o dos días antes?, ¿el mupi de la estación de autobuses nº1 o nº2?

Hoy en día los especialistas en marketing de eventos tienen una completa variedad de tecnologías para elegir. Todo, desde la venta de entradas al envío de email, pasando por la recopilación de datos, se puede realizar con un software de gestión para eventos y congresos. La tecnología ya es capaz de abarcar el ciclo de vida completo del evento a medida que pasa de una fase a otra.

Hitos como la creación de la web, el aumento de registros y la promoción mediante email marketing son posibles gracias a la tecnología para eventos.

Con tantas herramientas para elegir, es necesario un poco de investigación para encontrar aquella que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Mientras que algunas herramientas de eventos requieren el ingreso manual de datos, otras pueden capturar información automáticamente. Algunas herramientas pueden realizar tareas suplementarias, mientras que otras pueden funcionar mejor juntas.

A la hora de elegir la tecnología para tu evento es importante tener en cuenta los objetivos de tu negocio, las tendencias que afectan actualmente al mercado, lo que estás buscando en términos de personalización y las fuentes de conocimiento que utilizarás para cotejar tus mejores elecciones.

 


TIPOS DE TECNOLOGÍA PARA EVENTOS


1. Herramientas de reserva de sedes

Las herramientas de búsqueda de sedes son plataformas que permiten a los organizadores buscar, navegar y filtrar las opciones de lugares en la ubicación que elijan.

En muchos casos podremos encontrar las principales sedes de la ciudad en la web de su Convention Bureau. Pero existen plataformas que pueden ofrecernos alternativas e incluso una comparativa para tomar una mejor decisión.

  • Espacios+Creativos: Es un portal web que reúne espacios singulares en alquiler para eventos y producciones, a través del cual se pueden encontrar cientos de espacios filtrados con el buscador y contactar con el gestor del espacio directamente. También ofrecen asesoramiento gratuito de búsqueda personalizada de espacios y localizaciones.
  • Bookmeetings: Esta plataforma online está pensada para el Turismo de Negocios. En ella se pueden reservar todo tipo de salas y espacios para eventos y paquetes de reuniones. Cuenta además con otros servicios de búsqueda de transporte y apartamentos.

  • Eventos Plus: Se trata de un directorio de agencias, espacios y proveedores para eventos. En este buscador podemos filtrar los resultados según la categoría del espacio que deseamos y su localización. Por ejemplo, si queremos que esté en el centro de la ciudad o en las afueras.

2. Creador de la web del evento

La web es un importante portal digital para que todos los asistentes se familiaricen con el evento. Este va a ser el lugar donde proporcionemos toda la información a los participantes y facilitemos un espacio para dar relevancia a patrocinadores y ponentes.

Este será el escaparate, lo primero que verán los asistentes y las partes interesadas. Por ello, debemos asegurarnos de que el sitio web de nuestro evento comunique claramente su misión y su marca.

Es imprescindible utilizar una llamada a la acción para que todo el que entre se inscriba, o al menos, nos pida que le mantegamos informado a través de una newsletter.

call to action en web congreso

Estas herramientas pueden ayudar a crear esta pieza tan importante del rompecabezas de nuestro evento:

  • WordPress: El CMS más conocido en todos los universos posibles. Es un sistema de gestión de contenido gratuito y código abierto. Es más recomendable para los usuarios que tengan ciertos conocimientos de programación o desarrollo web para que el acabado sea realmente profesional. Aunque su curva de aprendizaje es alta en un principio, ofrece muy buenos resultados. Además, cuenta con plantillas específicas para eventos.
  • Wix: Hay opciones gratuitas y de pago para la creación de sitios web disponibles a través de Wix. El sitio ofrece herramientas de creación de sitios web mediante arrastrar y soltar.

  • Cvent: Un referente en el sector desde hace muchos años. Cuenta con una gran variedad de funcionalidades además de la creación de la web como el registro o la vinculación con otras herramientas y CRMs. Un ejemplo podría ser GoToWebinar, especialmente pensado para las conferencias.

  • Platon: Con este software online podemos personalizar la web del congreso o evento de forma sencilla, y sin necesidad de conocimientos de programación. Aporta todas las herramientas necesarias para diseñar y modificar el aspecto y los contenidos de la web fácilmente y en poco tiempo, todo ello siguiendo una estructura atractiva y con una experiencia de usuario óptima.

3. Herramienta de gestión de registro e inscripciones

Las herramientas para el registro e inscripción de los participantes ofrecen a los organizadores la posibilidad de llevar un control de las personas que acuden al evento y la recopilación de los datos que resulten necesarios.

formulario de registro en un congreso vitaesoft

Ofrecer a los asistentes un registro sencillo a través de la web del evento puede favorecer que el número de inscripciones aumente.

Si además ponemos a su disposición un área personal desde la que acceder a información reservada del evento mejor. ¿Que por qué? Porque les ofreceremos un espacio exclusivo para ellos que hará que se sientan parte del evento desde una etapa temprana.

  • Eventbrite: Esta herramienta es una potente ticketera que sirve tanto para eventos de pago como gratuitos. Ofrece la posibilidad de obtener métricas de las ventas en tiempo real. También ofrece la posibilidad de promocionar los eventos a través de su sitio web y es posible integrarla a la web del evento.
  • Ticketea: Ahora parte de Eventbrite. Mediante su web podemos crear eventos, publicarlos y vender entradas online. Al igual que la anterior, cuenta con la ventaja de poder promocionar el evento en su web. ¿Lo malo? Que nuestro evento es una gota en un mar enorme.

  • Typeform: Una de las startups más potentes de España. Se atrevieron a innovar en la manera de crear formularios y recopilar los datos y les ha salido genial. Y no es para menos, unen utilidad y diseño para lograr que cumplimentar un formulario no sea una tarea tediosa.

  • Google Forms: Como TypeForm pero sin ese dinamismo que caracteriza al primero. Los formularios del gigante Google ofrecen una infinidad de opciones, son gratis y permiten la recogida de los datos necesarios a través de una interfaz sencilla y que todo el mundo conoce.

  • Platon: A través de esta plataforma online de eventos podemos crear formularios de registro e inscripción personalizados muy fácilmente. Dispone de diferentes opciones para tomar los datos: fechas, cuadros de texto, selectores, etc. De esta forma, se almacena la información realmente relevante del evento con la posibilidad de exportarla.


Y esto sólo ha sido la introducción. A lo largo de una serie de posts iremos repasando las herramientas y aplicaciones más útiles para la organización y gestión de eventos y congresos.

Estad atentos, ¡que se acerca información muy útil!

¿Qué?, ¿que Platon ha aparecido dos veces en la lista? No sabemos qué ha podido pasar ?

Y tú, ¿trabajas dando un servicio que debería haber aparecido en la lista? ¡Escríbenos ahora mismo!

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