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10 junio, 2019 4 min en leer

Tecnología en eventos 2019 (Parte II): Agenda, email marketing y encuestas

Categoría : Tecnología

En nuestro anterior post sobre tecnología aplicada a eventos nos introdujimos en este apasionante mundo y vimos las primeras herramientas que podemos utilizar para agilizar procesos y ahorrar tiempo en el duro camino de la organización de un congreso o evento.

Ahora es el turno de la creación de agendas, la promoción a través de email marketing y las encuestas. Sin duda, acciones muy útiles que podamos realizar fácilmente con la ayuda de la tecnología.

¡Toma nota!

 


TIPOS DE TECNOLOGÍA PARA EVENTOS


 

4. Herramientas de agenda del evento

Las herramientas de agenda ayudan a los asistentes a conocer, seleccionar, personalizar y navegar por sus actividades durante el evento. Algunas herramientas de la agenda también permiten que los asistentes creen sus propios horarios y califiquen sesiones o ponentes.

  • Sched: Entre las funcionalidades que ofrece esta herramienta existe la posibilidad de configurar el cronograma del evento, integrarlo perfectamente con las redes sociales y ofrecer a los asistentes funciones de agenda personal, directorio dinámico, etc. Además, permite la sincronización con Google Calendar, Outlook y Apple iCal.
  • Event Farm: Se trata de una herramienta de gestión para eventos muy completa y que se focaliza en el control offline de asistentes. No obstante, una de sus grandes características es la posibilidad de personalización de agendas.

  • Platon: Este software para la gestión de eventos y congresos ofrece a los usuarios una agenda con todas las fechas y horarios relevantes del evento para que no se pierdan nada. Los usuarios podrán sincronizar sus agendas del evento con Google Calendar. Además, dispone de una funcionalidad de networking con la que agendar citas automáticamente.

5. Promoción de eventos a través de email marketing

Si queremos conseguir un gran número de participantes en nuestro evento se hace necesaria una estrategia de promoción sólida. Uno de los pasos básicos es contactar con todo el público que acceda a nuestra web y se muestre interesado. Para ello, lo más fácil es utilizar una herramienta de email marketing que nos permita segmentar usuarios y programar comunicaciones asociadas a nuestros deadlines.

  • Mailchimp: Una opción popular para la optimización del marketing por correo electrónico muy potente y versátil. MailChimp ofrece una amplia versión gratuita con muchas opciones de diseño creativo para elegir. 
  • Acumbamail: Una plataforma de envío de email marketing, SMS masivo (en España, Italia y Portugal) y creación de landing pages. Además, incluye otras funcionalidades adicionales como la creación de flujos automatizados, limpieza de lista, o lead scoring. Puede escogerse entre tarifas mensuales o créditos prepago para envíos puntuales. Se trata de una empresa española, por lo que todos sus servidores se encuentran en la Unión Europea y aseguran el cumplimiento del GDPR. Además, ofrece soporte en este idioma tanto por email como por chat y teléfono.

  • Clientify: Esta herramienta permite la creación de campañas de email marketing sin límite. Gracias a su sencillo editor gráfico podremos crear geniales campañas adaptadas a la imagen de marca del evento sin complicaciones. Clientify no es sólo una herramienta de email, sino que se trata de una plataforma de inbound marketing. Permite la inclusión de chatbots, popups o formularios y se complementa con módulos de ventas, de analítica y de redes sociales para tener todo integrado.

  • Platon: Como parte de su oferta todo en uno, Platon ofrece a los organizadores la posibilidad de comunicarse con todos los usuarios registrados al evento a través de correo electrónico y segmentar el envío en función de sus características. Esta funcionalidad puede ser usada para realizar campañas promocionales vía plataforma o vía email y programar dichas comunicaciones. 

6. Encuestas en vivo

Encuestas en vivo VitaeSoft

Obtener feedback de los participantes y ponentes del evento es una valiosa fuente de información. Nos indica si nuestros asistentes perciben que lo que estamos haciendo está bien o consideran que debe mejorar. Conocer esto es posible con la ayuda de herramientas que podemos utilizar antes, durante y después del evento.

  • Typeform: Ya habíamos hablado de Typeform con anterioridad. Y no es para menos, ya que ofrece herramientas intuitivas para el creador junto con funciones interactivas como GIFs y vídeos. Disponemos de la posibilidad de crear encuestas conversacionales con una amplia variedad de diseños y funcionalidades.
  • Vox Vote: Esta aplicación web permite interactuar con el público en directo. Es un sistema gratuito y sin necesidad de instalación con el que podemos realizar encuestas a través del navegador de cualquier dispositivo.

  • Survey Monkey: Es probablemente la herramienta de encuestas más popular. Ofrece una versión gratuita que, a pesar de tener sus limitaciones, permite crear encuestas online para conocer la opinión del público. Podemos enviar las encuestas por diversos medios (correo electrónico, sitio web, RRSS,…) y personalizarlas adaptándola a la imagen de marca del evento. Resulta muy interesante poder exportar los datos obtenidos y generar informes personalizados.


¿Y esto acaba aquí? ¡No! Seguiremos presentando herramientas y aplicaciones para la gestión de congresos y eventos en la próxima entrega de esta serie de posts.

¿Conoces más herramientas útiles de las que nos hemos olvidado? Estaremos encantados de conocerlas y ampliar nuestra lista. El objetivo siempre ha sido y será ayudar a los organizadores de eventos.

¡No dejéis de visitarnos!

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